その発送業務、まだ「自分たち」でやりますか？

手間もミスも減らせる、発送業務アウトソーシングという選択肢

発送業務は「後回しにされがちな重要業務」

案内文やチラシが完成し、「さあ、あとは送るだけ」となった瞬間から始まる発送業務。

　「数人で手分けすれば何とかなる」
　「これまでもそうやってきた」

そう考えて、つい自分たちで対応してしまうケースは少なくありません。

しかし発送業務は、想像以上に工程が多く、ミスが起きやすい業務でもあります。

実はこの発送業務、制作から発送までをまとめて外部に任せるという選択肢があります。

１）発送業務とは？｜自分たちでやると起きがちな落とし穴

発送業務とは、単に「封筒に入れて送る」作業ではありません。
まずは、自分たちで対応した場合に起きがちな落とし穴を整理してみましょう。

• 封入内容が宛先ごとに違い、途中で混乱する
• 枚数ミスや入れ忘れに、後から気づく
• 宛名ラベル作成や貼付に想定以上の時間がかかる
• 本来の業務時間が削られ、残業が増える

こうした事態は、発送業務の全体像を把握しないまま作業に入ることで起こりがちです。

発送業務は、以下のような工程で構成されています。

• 封入物（チラシ・リーフレット等）の制作
  　→ 制作・印刷からまとめて依頼可能
• 発送先リストの作成
  　→ Excel・CSVはもちろん、紙資料からのデータ化も対応
• 添書（挨拶文）の準備
  　→ 原稿を渡して印刷のみ依頼することも可能
• 封入内容の指示整理
  　→ 宛先ごとの枚数違い・差し替えにも対応
• 宛名ラベルの作成
  　→ リストを渡して制作から任せることも可能
• 封筒の準備
  　→ 手持ちの封筒使用／新規制作どちらも対応
• 部材の受け渡し
  　→ 連絡ひとつで引き取り対応

ここまで整理できれば、あとは田中昭文堂印刷に任せるだけです。

２）仕分・封入作業｜人の手だからこそできる、確実で柔軟な対応

発送業務の中でも、最も神経を使うのが仕分・封入作業です。

実際の現場では、

• 複数の印刷物を組み合わせる
• 宛先ごとに封入内容や枚数が異なる
• 添書の差し替えが発生する

といった、機械では対応できない封入が数多く発生します。

田中昭文堂印刷では、こうした複雑なケースに対し、熟練のスタッフが一つひとつ手作業で対応しています。

作業前には、「どの宛先に、何を、何枚入れるのか」最善の手順を組み立て、ミスを防ぐチェック体制を構築。

人の手による作業だからこそ、お客さまのご要望に合わせた柔軟な対応が可能となり、イレギュラーがあっても、止まらない発送業務を実現しています。

３）発送｜目的と条件に応じた、最適な方法を選択

封入完了後は、発送物の性質や納期、コストを踏まえ、最適な発送方法を選択します。

• 郵便
  コストを抑えやすい反面、到着日が読みにくい
• 宅配便
  コストは高めだが、着日指定ができ確実性が高い
• 直接納品
  納期が非常にタイトな場合でも柔軟に対応可能

これらを適切に使い分け、無駄のない、確実な発送プランをご提案します。

４）プライバシーマーク取得で、個人情報も安心

発送業務では、宛名情報や名簿など、個人情報を扱う場面が必ず発生します。

田中昭文堂印刷は、個人情報の適切な管理体制を備えた事業者としてプライバシーマークを取得しています。

プライバシーマークは、第三者機関による審査を受け、個人情報保護の基準を満たした事業者に付与される認証制度です。

当社では、

• 社内規程の整備
• 社員教育の継続的な実施
• 情報管理ルールの徹底

といった取り組みを通じて、日常業務の中で個人情報保護を徹底しています。

こんな時は、発送業務の外注を検討してみてください

発送業務は「できる仕事」ですが、やらなくてもいい仕事でもあります。

• 作業量が多く、通常業務に支障が出そう
• 宛先ごとに封入内容が異なる
• ミスを避けたい
• 納期がタイトで確実性を重視したい
• 人手や時間を別の業務に使いたい

ひとつでも当てはまったら、発送業務をまとめて外に出すタイミングかもしれません。

その発送業務、田中昭文堂印刷に任せてみませんか？