【自治体の皆さまへ】本棚サイトで広報誌を街の資産に変えるデジタルアーカイブについて

以前の記事で、当社のデジタルブックの本棚サイトについて紹介させていただきました。

この本棚サイトについて、最も効果的な活用方法の１つが、自治体で発行している広報誌のデジタルアーカイブです！

今回の記事では、従来の広報誌運用の課題を解決し、市民にも自治体職員の皆さまにも嬉しいデジタルアーカイブの魅力と効果について紹介します。

従来の「紙＋PDF掲載」が抱える3つの課題

まずは、従来の運用で発生しがちだった課題を整理してみましょう。

1. 情報の「一過性」と資産の埋没

紙の広報誌は配られた直後には読まれますが、時間が経つと破棄されたり、家庭内で埋もれてしまったりします。紙を保管していない市民は、後から過去の情報へアクセスするのが難しくなり、貴重な行政情報が「一過性のもの」になってしまうという問題があります。

2. PDFアーカイブの「検索性の低さ」

多くの自治体Webサイトでは、年度ごとにリンクが並び、ファイルを一つひとつダウンロードして確認する形式をとっています。スマホで見るには拡大やスワイプの操作が煩雑で離脱されやすく、「子育て」や「防災」といったキーワードで過去号を横断して探すことが難しい構造になっています。

3. 市民の反応が見えない

PDFのダウンロード数程度しか計測できない従来の環境では、「どの特集がしっかり読まれているのか」「どこで離脱されているのか」といった市民のリアルな関心度を把握できません。そのため、勘や感触だけに頼った企画づくりになりやすく、改善のためのPDCAサイクルが回しにくいのが現状です。

本棚サイトによるデジタルアーカイブでまるっと解決！

こうした課題をスマートに解決するのが、当社のデジタルブックを活用した「広報誌のデジタルアーカイブ（本棚サイト）」の構築です。

広報誌をデジタルブック化し、一つのポータルサイト（本棚サイト）に集約・整理することで、次のような大きな変化が生まれます。

①専用アプリ不要、PCからもスマホからも閲覧しやすい

当社のデジタルブックと本棚サイトは、専用アプリのインストールや会員登録などが一切不要で、PCからでもスマートフォンからでも自治体のwebサイトやSNS、公式LINEなどに掲載されたリンクから、そのままブラウザ上で閲覧することができます。

②過去の記事が一瞬で「使える情報資産」に早変わり

これまで埋もれていたバックナンバーをカテゴリ別に整理して一括管理。過去数年分の広報誌も、いつでもスムーズにアクセスできるようになります。

また使いやすさという点で、デジタルブックの場合、誌面上から外部リンクもできるので、関連ページへの遷移や、オンラインの行政サービス等の利用を促しやすくなります。

デジタルブックの機能やPDFとの違いについて、詳しくは以下をご覧ください

③「全文横断検索」で欲しい情報へ一発アクセス

ポータルサイト上の検索窓に「子育て」「補助金」「防災」などのキーワードを入力するだけで、すべてのバックナンバーから該当するページを即座にピックアップできます。

市民の方も職員の方も「過去の広報誌に載っていたあの情報を探しているんだけど、どの号だったっけ？」っていうときにPDF掲載だと、PDFを１つずつ開いて探さないといけないところを、本棚サイトでは掲載しているすべて広報誌を横断してキーワード検索できるので、探したい情報が見つけやすくなります。

全文横断検索については、当社の本棚サイトでもお試しいただけます。
https://shobundo.actibookone.com/

④ 閲覧ログの「見える化」でデータに基づく広報へ

ページごとの閲覧数や滞在時間、クリック数などの詳細なアクセスデータを数値で把握できます。「市民が本当に求めている特集テーマ」がデータとして可視化されるため、根拠に基づいた企画立案や、広報予算の費用対効果の説明や決裁にも役立ちます。

デジタルブックの閲覧ログについて詳しくは以下をご覧ください

立場ごとに見る「導入のメリット」

デジタルアーカイブ（本棚サイト）の構築は、市民の利便性向上だけでなく、庁内のさまざまな立場にとっても大きなメリットがあります。

「配って終わり」から「育てて活かす」広報誌へ

広報誌は、作って届けること自体が目的ではなく、「市民の理解を深め、行動（問い合わせやイベント参加、行政サービスの利用など）につなげること」が本来の目的のはずです。
印刷物ならではの読みやすさや温かみを活かしつつ、デジタルブックと本棚サイトを活用することで、広報誌は「一度読まれて捨てられる情報」から「いつでも頼れる地域の情報資産」へと進化します。

当社ではPDFデータがあれば簡単にデジタルブックのデータ作成ができますので、バックナンバーをまとめてデジタルブック化もできますし、遠方のお客さまで、紙での印刷か地元業者に依頼される場合でも、校了後のPDFデータをいただくだけで、デジタルブックと本棚サイトの作成が可能です。

「広報誌だけでなく観光や移住のパンフレットもデジタル化して有効活用したい」「まずはどんな表示イメージになるかデジタルブックだけでも試してみたい」「費用的にはどれくらいかかるんだろう？」　などなど、デジタルブックの本棚サイトを活用したデジタルアーカイブに興味がある、これから検討してみようかな、というご担当者様は、ぜひお気軽に田中昭文堂印刷までお問い合わせください！